Orientations du programme

ÉCHANGE D'EXPERTS SUR LES LIGNES DIRECTRICES DES PROGRAMMES DE PROTECTION CIVILE

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Introduction 

Le mécanisme de protection civile de l'Union a été créé en 2001, afin de favoriser la coopération entre les autorités nationales de protection civile dans toute l'Europe. Le mécanisme vise à faciliter la coordination dans le domaine de la protection civile, afin d'améliorer l'efficacité du système de prévention, de préparation et de réaction aux catastrophes naturelles et d'origine humaine en Europe et ailleurs.

Le programme d'échange d'experts en protection civile permet aux experts en protection civile d'acquérir de l'expérience et des connaissances grâce à des échanges dans d'autres États membres/États participants de l'UCPM. Des échanges peuvent également avoir lieu pour les experts en protection civile de certains autres pays.

Grâce aux échanges, les experts peuvent voir de première main comment fonctionnent les différents systèmes nationaux, se familiariser avec les techniques utilisées, étudier les approches adoptées par d'autres services d'urgence et, si nécessaire, assister ou donner des cours nécessitant des connaissances spécialisées spécifiques qui ne sont pas disponibles dans leur pays d'origine ou d'accueil.

Le programme est financé par la Commission européenne et administré par CN APELL-RO en consortium avec l'IGSU (Inspection générale des situations d'urgence).

 

1. SELECTION CRITERIA 

1.1. Pays participants 

Le programme d'échange d'experts est ouvert aux experts professionnels et aux volontaires des administrations concernées par tout aspect de la protection civile et des urgences environnementales, qui résident dans les États membres/États participants au mécanisme de protection civile de l'Union, les pays candidats, l'Espace économique européen (Norvège, Islande) ainsi que les pays éligibles suivants: 

Albanie, Bosnie-Herzégovine et "Kosovo" [1]

Pays voisins de l'Est : Arménie, Azerbaïdjan, Belarus, Géorgie, Moldavie, Ukraine; 

Pays voisins du Sud : Algérie, Égypte, Israël, Jordanie, Liban, Libye, Maroc, Palestine [2], Tunisie [3],[4]  

1.2 Echanges 

Un échange consiste généralement en un détachement dans un pays et une organisation d'accueil pour observer les structures opérationnelles, apprendre différentes techniques et étudier les approches adoptées par d'autres services d'urgence, mais il peut également comprendre une participation ou une formation supplémentaire pour acquérir des connaissances spécialisées non disponibles dans votre pays.

Les experts peuvent être échangés individuellement ou en petit groupe. Le nombre maximum d'experts par groupe est de 10, pour les échanges avec participation d'experts de plusieurs pays éligibles. La durée de l'échange peut varier d'un minimum de quelques jours à un maximum de trois mois. La durée habituelle est généralement de cinq jours ouvrables. La durée et la longueur réelles d'un échange dépendront du type d'échange proposé et des ressources dont dispose l'organisation d'accueil respective.

Les experts peuvent être échangés avec des instituts ou des organisations, tels que des services gouvernementaux, des services d'urgence et des instituts scientifiques ayant un rôle reconnu dans le domaine de la protection civile. Les experts peuvent rendre visite à une ou plusieurs organisations dans un ou plusieurs pays (mais pas au cours du même échange), selon l'ampleur de l'échange.

Seuls les coûts liés au détachement auprès d'institutions de protection civile (organismes compétents au niveau national, régional ou local ou organismes ayant un rôle reconnu en matière de protection civile) des pays participants et aux visites au CCRE sont éligibles.

 

1.3. Groupes cibles pour la participation

Il est exigé que les candidats soient:

Experts en prévention et préparation

• Chefs d'équipe d'intervention, chefs d'équipe d'intervention adjoints et officiers de liaison
• Experts techniques
• Experts en évaluation
• Membres des équipes de coordination
• Personnel chargé de la coordination
• Point de contact national clé
• Personnel chargé de recevoir/traiter les appels d'urgence et leurs formateurs
• Personnel participant à l'élaboration des politiques en matière de gestion des catastrophes

 

 La priorité sera accordée aux domaines suivants:

• Coopération transfrontalière
• Communication et sensibilisation
• Incendies, y compris les feux de forêt, la lutte contre les incendies au sol et par voie aérienne
• Gestion des catastrophes (telles que les obligations en matière de rapports de prévention, la coordination opérationnelle, le développement des capacités, le déploiement international)
• Menaces nouvelles et émergentes
• Participation des pays du programme EoE ayant un taux de participation plus faible

 

 Les experts doivent provenir d'institutions opérationnelles ou scientifiques, telles que

• Départements gouvernementaux
• Services d'urgence (professionnels ou bénévoles)
• Instituts scientifiques ayant un rôle reconnu en matière de protection civile.

1.4. Considérations importantes

• L'égalité des chances sera donnée aux hommes et aux femmes. Le programme encourage explicitement la participation d'experts féminins.
• Les experts qui postulent au programme doivent pouvoir converser en anglais et/ou dans la langue du pays d'accueil afin de garantir une communication fluide[5].

2. PROCÉDURE DE DEMANDE

• Chaque candidat à un échange est tenu de remplir individuellement le formulaire de candidature en ligne sur le site web : www.exchangeofexperts.eu. Nous vous recommandons vivement de contacter votre coordinateur national de formation pour obtenir des conseils avant de soumettre la demande.
• La demande doit contenir une déclaration de motivation claire et ciblée. La déclaration de motivation doit comprendre une liste des domaines qui seront couverts pendant l'échange.  
• Les résultats attendus et le bénéfice pour l'organisation d'accueil doivent être définis.
• La demande doit comprendre une proposition de mesures supplémentaires qui seront prises au niveau national pour diffuser/diffuser les connaissances et l'expérience acquises dans le cadre de l'échange.
• Les raisons du choix d'un pays ou d'une organisation spécifique doivent être étroitement liées à l'objectif de l'échange.
• Avant de soumettre la demande, vous serez invité à confirmer que toutes les informations fournies dans le formulaire sont correctes, à accepter les conditions des lignes directrices du programme, à confirmer que vous possédez les compétences linguistiques appropriées et à donner votre accord pour le traitement de vos données personnelles comme expliqué dans la déclaration de confidentialité du programme.
• Après avoir soumis la demande, vous recevrez par courriel la demande en format PDF : la demande doit être envoyée pour approbation au coordinateur national de formation (CNF). Veuillez vous référer à la liste des CNF disponible à l'adresse suivante: https://www.exchangeofexperts.eu/participation/programme-guidelines.php
• L'équipe du programme aidera, si nécessaire, à sélectionner une organisation d'accueil pour l'expert et/ou aidera une organisation d'accueil à sélectionner des experts. Toutefois, vous êtes encouragé à prendre contact à l'avance avec les organisations d'accueil/experts de votre choix.   
• En coopération, l'organisation d'accueil et le(s) expert(s) élaborent un programme et un calendrier appropriés pour l'échange. L'équipe du programme envoie la proposition, composée de la ou des demandes approuvées par le CTN et du projet d'ordre du jour, à la Commission européenne pour examen et approbation. 
• Lorsque votre demande sera approuvée, vous recevrez des lettres de créance vous permettant de vous connecter à votre demande électronique afin de fournir de plus amples informations pour vous aider dans les préparatifs logistiques (hébergement et organisation du voyage).
• Vous utiliserez les mêmes références pour accéder au formulaire d'évaluation et de rapport de terrain à la fin de l'échange.

 

 3. PROCÉDURE DE PLACEMENT

Dès réception de la demande approuvée par le CNT, l'équipe du programme examinera la demande d'échange du candidat. L'échange est pris en considération lorsqu'une organisation a accepté d'accueillir le(s) candidat(s).

Après approbation de l'échange par la Commission européenne, l'équipe du programme en informe toutes les parties et commence l'organisation logistique de l'échange.

Remarque : un échange ne peut être lancé qu'avec l'approbation de la Commission européenne.

Les experts sont tenus d'obtenir le consentement de leur employeur / organisation / institution employeur pour participer à l'échange.

Les candidats recevront des informations sur: 

• Le mécanisme de protection civile de l'Union (UCPM) et le rôle du programme d'échange d'experts au sein de l'UCPM et des informations supplémentaires concernant les cours de formation de l'UE
• Responsabilités et exigences de l'échange (documentation, questions financières, etc.)

4. L'ORGANISATION LOGISTIQUE DE L'ÉCHANGE

4.1. Organisation du voyage et du logement

Tous les documents de voyage tels que les billets d'avion, les billets de train et les informations relatives à l'échange seront envoyés en temps utile avant l'échange.

Voyage aller/retour

• L'équipe du programme réservera et achètera les billets d'avion et/ou de train nécessaires.

Transferts

• Le transfert d'experts de/vers l'aéroport est également couvert par le programme. Il sera effectué avec les transports publics (en cas d'indisponibilité, des taxis peuvent être envisagés). Le transfert peut être organisé par l'organisation d'accueil, auquel cas le Programme peut rembourser les frais de transfert sur demande).
• Les autres transferts nécessaires à l'activité, tels que les voyages dans le pays pour visiter des sites/institutions spécifiques, ne sont pas couverts par le Programme et l'organisation d'accueil est invitée à prendre les dispositions nécessaires à cet égard.

Hébergement

• L'équipe du programme sélectionnera, réservera et fournira les logements nécessaires pour la durée de l'échange.
• Il est demandé à l'organisation d'accueil d'aider l'équipe du programme à identifier et à prendre les dispositions nécessaires pour l'hébergement des experts dont les frais seront pris en charge par le programme.

Veuillez noter que l'équipe du programme a besoin de suffisamment de temps pour prendre les dispositions mentionnées (min. 2 mois et max. 6 mois) à compter de la réception de l'approbation de l'échange par la Commission.

 

4.2. Événements imprévus et annulations Si un expert est empêché de participer à un échange organisé, il est de sa responsabilité:

Informez immédiatement l'équipe du programme par téléphone ou par courriel.

Contactez la compagnie aérienne si le vol initial, ou une partie de l'horaire du vol, est manqué.

• Informez l'hôtel retenu.

• Une justification écrite de chaque annulation (déclaration du superviseur/certificat du médecin) est obligatoire et doit être envoyée à l'équipe du programme qui la transmet à la Commission européenne pour examen.

• Sous réserve de contraintes de temps et de budget, l'institution/organisation d'envoi de l'expert s'engagera à fournir un remplaçant, afin de garantir que l'échange aura lieu.

• L'expert remplaçant devra remplir le formulaire de candidature en ligne et obtenir l'approbation officielle du CNT.

Veuillez noter: En cas d'absence non justifiée ou de justification insuffisante, le programme d'échange d'experts se réserve le droit de facturer à l'expert ou à l'organisation de l'expert les dépenses irrécupérables effectuées au nom de l'expert qui annule l'échange.

 

 

 

5. PROCÉDURE D'AUTHENTIFICATION DES ÉCHANGES

Évaluation	Les experts sont tenus de remplir un formulaire d'évaluation pendant l'échange. L'évaluation doit être complétée par l'expert à l'aide du formulaire d'évaluation des experts sur le site web dans un délai d'une semaine après la fin de l'échange. L'évaluation est une condition préalable à la délivrance d'un certificat et sera utilisée comme base pour l'évaluation de la qualité de l'échange.
Attendance List	Comme preuve de la participation à un échange, l'organisation d'accueil tiendra une liste des participants. La liste de présence doit être remplie pendant l'échange et signée par tous les experts échangés et par l'organisation d'accueil. L'organisation d'accueil doit envoyer la liste des participants à l'équipe du programme dans un délai d'une semaine après la fin de l'échange.
Rapports de terrain	L'échange d'experts exige des participants au programme qu'ils préparent un rapport dans les 30 jours suivant la fin de l'échange. Ce rapport doit décrire les activités entreprises, les enseignements tirés, les résultats obtenus et les avantages de l'échange. Dans le cas d'échanges de groupe, les experts provenant de la même organisation sont tenus d'élaborer un rapport de terrain commun. La pratique veut que des rapports communs soient rédigés dans le passé, même dans le cas d'échanges de groupes multinationaux, et les experts sont donc encouragés à le faire.
Certificat de la participation	À l'issue du programme, les experts et les organisations d'accueil recevront un certificat de participation au programme d'échange d'experts. Un certificat sera délivré lorsque tous les documents d'échange pertinents (liste de présence, formulaire d'évaluation, rapport de terrain, etc.) auront été soumis à l'équipe du programme et validés par elle. ) ont été soumis et validés par l'équipe du programme. Le certificat sera envoyé en copie au CNT.

 

6. DISPOSITIONS FINANCIÈRES

Le programme d'échange d'experts en matière de protection civile est financé par la Commission européenne. Les dépenses éligibles seront financées par le budget du projet conformément aux règlements de l'UE.

7. RESPONSABILITÉ ET ASSURANCE

• Les experts participant au programme sont responsables de leur propre sécurité et de leur couverture d'assurance (par exemple, assurance maladie, assurance accident, assurance responsabilité civile). Le CN APELL-RO est responsable uniquement en cas de dommages résultant d'une faute intentionnelle ou d'une négligence grave causée par les actions de ses membres (membres définis comme des employés de l'équipe du programme). Les dommages à la vie, à l'intégrité physique et à la santé restent soumis aux dispositions légales régissant la responsabilité.
• Si un véhicule automobile privé ou une voiture de location est utilisé dans le cadre d'un échange, ni la Commission européenne ni le CN APELL-RO ne seront tenus responsables des dommages causés au véhicule, au conducteur ou à des tiers.

En cas d'utilisation d'un véhicule à moteur privé ou d'un véhicule de location, le conducteur/propriétaire doit être en possession d'un permis de conduire valide et d'une police d'assurance couvrant toute la responsabilité civile.

 

CN APELL-RO

info@exchangeofexperts.eu